A taxa de ocupação é a divisão dos horários agendados pelos horários que você realmente ofertou. O erro mais comum é parar aí: existem duas taxas, e a distância entre elas é o que as faltas comem da sua agenda. A ocupação agendada mede a eficiência do seu agendamento; a realizada mede o que virou atendimento — e é essa que paga as contas.
Calculadora de taxa de ocupação
Compare a ocupação agendada com a ocupação realizada — a diferença é o que as faltas comem da sua agenda.
Como calculamos: ocupação agendada = agendados ÷ horários ofertados · ocupação realizada = (agendados − faltas) ÷ horários ofertados
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Cuidado com o denominador
“Horários ofertados” são os que o profissional de fato disponibilizou na semana — descontando bloqueios, férias, intervalos e o tempo administrativo. Usar a jornada teórica como denominador produz uma taxa artificialmente baixa e leva à decisão errada: abrir mais agenda quando o problema é outro. O conceito está detalhado no verbete taxa de ocupação.
Como interpretar o seu resultado
- Ocupação agendada baixa: o problema é de demanda ou de oferta mal distribuída. Antes de investir em divulgação, olhe quais horários ficam vagos — realocar a oferta costuma resolver mais barato que captar.
- Agendada alta e realizada baixa: o problema não é demanda, é falta. Aqui a confirmação automática devolve dinheiro imediato — quanto, a calculadora de custo das faltas mostra.
- As duas altas e constantes: a clínica está no teto. É o cenário que justifica revisar preços, ampliar horários ou contratar — decisões que exigem número, não sensação.
- As duas altas e o caixa apertado: a agenda está cheia com o mix errado. Cruze com o ticket médio por convênio e por procedimento.
Meça por profissional, não só pela clínica
A média da casa esconde os extremos: um profissional com agenda lotada compensa, no número geral, outro com metade dos horários vagos — e as duas situações pedem ações opostas. O recorte por profissional e por dia da semana é o que transforma o indicador em decisão. No Clinovar, esses indicadores nascem da agenda registrada, sem digitação extra.